De externe compliance functie

Als we bij jullie binnenkomen zullen we starten met een kennismaking, zodat iedereen weet wie we zijn en wat we komen doen. Daarna halen we het net op. Wat hebben jullie al staan als beleid, welke verantwoordelijkheden zijn er en bij wie? we nemen een steekproef van de KYC dossiers en gaan in dialoog met mensen met verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen je kantoor. Op basis daarvan maken we een rapport met een GAP analyse, inclusief advies over beleid, processen, risk appetite en trainingsbehoefte. Daarna besluit je of je met ons doorgaat.

Als je na onze GAP analyse- en advies hebt besloten voor langere termijn met ons in zee te gaan, zullen we de rol op ons nemen van de compliance functie.

Dat houdt minimaal het volgende in:

- 4 keer per jaar aanschuiven bij het MT/ de bestuursvergadering voor rapportage en awareness sessies.

- Er komt 4 keer per jaar een Nieuwsbrief Compliance voor alle medewerkers op kantoor.

- 1 keer per jaar het compliance beleid en processen beoordelen en vernieuwen op basis van nieuwe inzichten of veranderende wetgeving.

- 1 keer per jaar  een Wwft training verzorgen voor iedereen op kantoor.

- 1 keer per jaar  een steekproef, waaruit een compliance audit rapport komt.

Naar wens kan dit uitgebreid worden met:

- Een wekelijks spreekuur.

- Controle van de KYC Hoog risico dossiers.

- (via Teams oid) bijwonen van risico commissie vergaderingen.

- Advies over eventuele meldplicht FIU.

- Begeleiding bij het implementeren van een software oplossing.

- Begeleiden van een audit van een toezichthouder (Deken, BFT, DNB, AFM).

Naast bovenstaande dienstverlening die voornamelijk is gericht op het voldoen aan de Wwft, kunnen we op verzoek ook advies geven over hoe om te gaan met:

- Conflict of interests.

- Nevenactiviteiten van kantoorgenoten.

- Insider lists/MAR.

- AVG- Privacy.

- Ethiek, Code of Conduct, Kernwaarden.

- Anti-corruptie en omkoping.

- en andere beroepsregels.